Elektronsko upravljanje dokumentima-stvari koje morate znati kod izbora DMS rešenja!

DMS rešenje-5 saveta prilikom izbora!

Trendovi u elektronskom upravljanju dokumentacijom

DMS rešenja u Srbiji-pogledajte sva rešenja na jednom mestu Prospect.rs

Elektronsko upravljanje dokumentima i sadržajem sa nepredkom tehnologije se menja, čineći ga dostupnijim za korisnike primenom cloud tehnologije i pretplate kao novog cenovnog modela. Kod rada sa dokumentima ovo je posebnog značaja, jer dozvoljava do skora nazamislivo- elektronsko korišćenje i razmenu dokumenata van kancelarije.
Takođe DMS trendovi kao što su klijent portal servisi i socijalna integracija dodatno mu daju mogućnost komunikacije sa eksternim okruženjem. Inače, globalno tržište softvera za upravljanje dokumentima je konstatno u ekspanziji, sa vrednošću od 4 milijarde dolara u 2018 godini i sa prognozom prosečnog godišnjeg rasta u narednih pet godina od 12%.

O čemu voditi računa!

Prilikom izbora sistema i rešenja za elektronsko upravljanje dokumentima i sadržajem postoje više faktora koji će uticati na vaš izbor, no prvo što morate uraditi je da opredelite vaše organizacione prioritete na osnovu problema koje želite da rešite ili ključnih potreba koji treba da zadovoljite primenom DMS-a. Zatim ćete se baviti funkcijama sistema, operativnom upotrebljivošću, naravno u skladu sa vašim resurima i mogućnostima. Cena ostaje za kraj. Pored ovog opšteg pravila, razmotrićemo par bitnih stvari o kojima morate voditi računa.
Način instalacije i korišćenja: Izborom on-premise DMS rešenja (instalacije na sopstveni server) dobijate punu kontrolu nad sistemom, ali zato uz to dobijate i odgovornost za sigurnost, compliance, nadogradnju, memorijske kapacitete, trošak neophodnog hardvera i angažmana stručnog/ih lica koje mora sve to opsluživati. U slučaju cloud-based instalcija i pretplate kao cenovnog modela gubite punu kontrolu nad sistemom, ali zato smanjujete troškove i angažman internih resursa.
Centralni arhivski sistem: koji će vam omogućiti jedno mesta za vaša dokumenta kojima možete lako prići, pregledati ih, menjati i deliti unutar organizacije
Pristupačnost: pristup sistemu bilo kada i sa bilo koje lokacije. Proverite obavezno kompatabilnost sistema sa mobilnim uređajima koji koriste vaši zaposleni
Integracija: Tražite aplikaciju koja omogućava integraciju sa operativnim sistemom koji koristite, kao i sa centralnim informacionim poslovnim rešenjem koje koristite
Organizacija sistema: Ključna stvar kod upravljanja dokumentima je efikasnost DMS sistema, odnosno mogućnost da korisnici mogu lako organizovati, locirati i povlačiti dokumenta iz sistema, napr. korišćenjem kategorija, podkategorija, tagova i meta podataka.

Trendovi

Od sumnjičavosti skeptika do danas, cloud computing je već postao biznis standard i praktično je revolucionizovao upotrebu poslovnih softvera-učinio je poslovna rešenja dostupna svakome.
Socijalna integracija
Socijalne mreže su pokretač internet saobraćaja. Facebook, Twitter, Instagram i druge mreže danas brže i lakše povezuju poslovne korisnike zamenjujući elektronsku poštu i telefoniranje kao primarne oblike komunikacije. Termin socijalne mreže nekad isključivo povezivan sa terminom personalnog povezivanja, danas se odomaćio i u poslovnom svetu. Socijalna tehnologija sve više postaje biznis alat, nego što je to ranije bila.
Mobile friendly rešenja se podrazumevaju
Poslovni korisnici koriste mobilne uređaje non stop. Ne samo u pokretu, već u stacionarnom radu. DMS softverska rešenja moraju biti dostupan korisniku bilo kada, sa bilo koje lokacije i njegovo iskustvo mora biti user friendly.
Klijent portal servisi
Cilj poslovanja svake kompanije je zadovoljstvo kupca. Kupci sve više postaju tehnološki zahtevni i to treba iskoristiti. Klijent portali se mogu relativno lako postaviti unutar kompanijskog intranet-a, sa sadržajem koji obezbeđuje DMS sistem.
Email i telefonska komunikacija se može delom supstitovati sa socijalnim intranet softverom koji će omogućiti vašim klijentima da pristupaju dokumentima, što će ne samo ubrzati komunikaciju već i poboljšati kvalitet vašeg medjusobnog odnosa.
Workflow i projektni menadžment postaju deo sistema
Softverska rešenja za projektni menadžment su vrlo popularna i često u upotrebi. Njihova manjkavost leži u njihovoj ne preteranoj povezanosti sa ostatkom poslovnog informacionog sistema. Rad sa project management rešenjima zahteva od korisnika najčešće korišćenje dodatne platforme ili aplikacija, da bi korisnik kompletirao sve procesne aspekte, kao što je rad sa dokumentima. Socijalni intranet softveri prave korak napred, povezujući DMS rešenja sa projektnim menadžmentom.

 

PROSPECT.RS

Baza poslovnih softvera

Podelite na društvenim mrežama: